冰影文化:会务会议活动策划

作者:Sh-bingying 发布时间:2016-07-19 [ ]

会务服务指为各类大、中型会议,展览或团队活动提供全程策划执行的一个综合性服务项目。一般包括:会务旅游,会务设备租赁,会场搭建布置,演出服务,会务礼品,出国考察,拓展活动,现场签到,公共关系,会务策划,礼仪服务等众多服务项目。会务工作包括秘书工作行政事务工作两部分。它是一项复杂的系统工作,也是办公室的一项重要的职责,在筹备组织的过程中,稍不注意就会出现难以弥补的错误,造成不良影响。要想做好会议服务,应注意完善以下几项工作:
一、会前准备工作 
1.组织会务班子,明确工作职责。大型会议还要制订详细的会务工作方案。 
  2.发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。
  3.印制会议日程,编排好会议程序,制定注意事项。
  4.大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。
  5.大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。
  6.会场布置。会场布置要充分体现会议气氛。
(1)悬挂会标、徽记、旗帜等。(2)设置主席台,落实主席台领导,安排座次,设置发言席,摆放席签、话筒,并保证音响效果。(3)确定会议桌摆放形式,明确划分会场区域,并使与会者明确。(4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。(5)摆放适量花卉。
  7.后勤服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。
  8.做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。
  9.进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。 
二、会间组织与服务工作
  1.会务人员提前1小时到达会场,反复检查会场准备情况。
  2.搞好会议签到、材料分发。
  3.落实主席台领导、发言人是否到齐。
  4.按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。
  5.维持好会场秩序。会议开始前5分钟,关闭会场大门,与会人员入座就绪,无关人员离开会场;开会期间关闭手机及BP机,一般不允许找人,无关人员不准进入会场。
  6.做好会议记录,写好会议简报。
  7.组织照相。
  8.为与会人员预定车票、机票等。
三、会议善后工作
  1.会议结束后,要检查会场,带回剩余材料、席签等。
  2.组织送站。根据与会人员离会时间,提前安排车辆、送站人员等。
  3.做好会议文件的清退、收集、归档工作。
  4.做好会议报道工作。

上海冰影文化传播有限公司专业从事会务会议活动策划现场执行工作,有上千场活动经验。冰影文化的服务宗旨就是“细节决定成败,态度决定一切”,对每一场活动都投入百分百的精力和努力,相信您选择冰影是最放心的。

                    

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